مقالات

اصول استفاده نرم افزار ویدئو کنفرانس و راهکارهای برگزاری جلسه آنلاین

اصول استفاده نرم افزار ویدئو کنفرانس و راهکارهای برگزاری جلسه آنلاین

نرم افزار ویدئو کنفرانس به یکی از اقلام ضروری دنیای تجارت مدرن تبدیل شده است و به بهبود ارتباط اعضای تیم از راه دور کمک می کند. در واقع، اکثریت مدیران می گویند که کنفرانس ویدئویی، کنفرانس صوتی را به عنوان شکلی از ارتباطات داخلی تیمی در اختیار می گیرد، و 84٪ فکر می کنند که در برقراری ارتباط با ذینفعان خارجی از کنفرانس صوتی پیشی می گیرد. این موضوع، همراه با این واقعیت که کار از راه دور به یک روند غالب نیروی کار تبدیل شده است، به این معنی است که درک پروتکل های کنفرانس ویدیویی مهم تر از همیشه است.

اگر به طور کامل با اصول استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس در یک جلسه تجاری آشنا نیستید، اشکالی ندارد. ما در این مقاله سعی داریم تا به شما کمک کنیم آداب تماس ویدیو کنفرانس را یاد بگیرید. اطلاعات زیر را در نظر بگیرید تا در جلسه بزرگ بعدی خود مرتکب هیچگونه اشتباهی نشوید. یا برای مثال، این را با یکی از همکاران خود به اشتراک بگذارید تا دفعه بعد که یکی از این اشتباهات را مرتکب شدند به آن ها کمک کند.

آداب استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس

هنگام استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس و شرکت در جلسه یک سری آداب وجود دارد که بهتر است رعایت شود. این آداب عبارتند از :

  • میوت کردن نرم افزار ویدئو کنفرانس در صورت صحبت نکردن
  • حضور داشتن سر وقت داخل جلسه
  • اطمینان از درست کار کردن نرم افزار ویدئو کنفرانس
  • استفاده از فناوری برای درگیر کردن شرکت کنندگان
  • استفاده از نرم افزار و سخت افزار مناسب
  • پوشیدن لباس مناسب در طول جلسه و استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس
  • تنظیم زاویه دید دوربین به درستی
  • وارد شدن به جلسه در فضایی با نور کافی
  • نگاه کردن به دوربین هنگام جلسه
  • داشتن توجه کافی هنگام جلسه

 

میوت کردن نرم افزار ویدئو کنفرانس در صورت صحبت نکردن

حتی اگر در طول جلسه و هنگام استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس صحبت نمی کنید و فکر می کنید صدایی از طرف شما منتقل نمی شود، این نکته را در نظر داشته باشید که اکثر میکروفون ها می توانند صداهای جزئی پس زمینه مانند سرفه، عطسه یا تایپ کردن را دریافت کنند. این صداها به راحتی می توانند حواس دیگر شرکت کنندگان در کنفرانس ویدئویی را پرت کنند و حتی باعث اذیت شدن شرکت کنندگان شوند.

فرض کنید در طول جلسه در حال تایپ هستید تا کار را انجام دهید. در حالی که ممکن است بتوانید از پس آن بربیایید، ممکن است نخواهید رئیستان به دلیل عدم توجه شما را صدا بزند. این را یک تمرین (از روی ادب مشترک با همکاران خود) قرار دهید که هر زمان که صحبت نمی کنید خود را بی صدا کنید. برای اکثر نوع های نرم افزار ویدئو کنفرانس، این کار به سادگی یک کلیک بر روی دکمه است.

 

حضور داشتن سر وقت داخل جلسه

این مورد باید با هر جلسه، ویدیو یا موارد دیگر یکسان باشد. با این حال، هنگامی که در حال تماس گرفتن با جلسه با استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس هستید، اهمیت ویژه ای دارد. در حالی که ممکن است بتوانید با دیر وارد شدن به یک جلسه فیزیکی فرار کنید، همه چیز در یک کنفرانس ویدیویی بیشتر قابل مشاهده است.

حضور داشتن سر وقت داخل جلسه

تماس چشمی یا به اصطلاح eye contact در طول برگذاری یک کنفرانس ویدیویی بسیار مهم است، زیرا می‌خواهید افراد شرکت کننده در کنفرانس احساس مشارکت کافی را داشته باشند. وقتی با تاخیر به جلسه وارد می شوید، ممکن است با سر و صدا کردن حواس شرکت کنندگان دیگر را پرت کنید. این موضوع می تواند منجر به سردرگمی و توقف موقتی جلسه شود. به‌علاوه، وقتی به موقع برای جلسه حاضر می‌شوید، راه‌اندازی با نرم افزار ویدئو کنفرانس را آسان‌تر و بدون دردسرتر می‌کند تا جلسه بتواند به موقع شروع شود.

اطمینان از درست کار کردن نرم افزار ویدئو کنفرانس

نمی خواهید ملاقات با یک مشتری مهم و تاثیرگزار را به تعویق بیندازید زیرا نرم افزار ویدئو کنفرانس شما به درستی کار نمی کند. قبل از اینکه بخواهید سرمایه گذار بزرگ بعدی را بیابید، باید چند آزمایش با کارمندان داخلی انجام دهید. فردی را بیابید که مایل به کمک باشد و مطمئن شوید که قبل از شروع اولین کنفرانس ویدیویی، فرآیند را کاملاً درک کرده اید. این اطمینان حاصل می کند که همه چیز در حالت واقعی به خوبی اجرا می شود.

استفاده از فناوری برای درگیر کردن شرکت کنندگان

شما می خواهید که شرکت کنندگان در کنفرانس ویدیویی از راه دور احساس کنند که می توانند شرکت کنند و واقعاً بخشی از جلسه هستند. گزارش وضعیت کار از راه دور در سال 2020 نشان می‌دهد که وقفه‌ها و صحبت در مورد دو مورد از بزرگترین چالش‌های جلسه برای کارگران از راه دور و در محل است.

خوشبختانه، گزینه‌های سخت‌افزاری جدیدتر و هوشمندتر از همیشه وجود دارد که می‌تواند کنفرانس‌های ویدیویی را روان‌تر کند. دوربین کنفرانسی Huawei یک دوربین با کیفیت بالا، میکروفون و بلندگو است که از فناوری هوشمند برای برجسته کردن بصری بلندگوی فعال استفاده می‌کند. این یک فضای ارگانیک و مکالمه بهتری را ایجاد می کند.

استفاده از نرم افزار و سخت افزار مناسب

داشتن سخت افزار مناسب ویدئو کنفرانس تنها نیمی از معادله است. شما همچنین به یک نرم افزار ویدئو کنفرانس نیاز دارید که کارکنان شما بتوانند بدون نا امیدی یا آموزش گسترده از آن استفاده کنند. می توانید از نرم افزار های مانند موارد زیر استفاده کنید :

  • Skype
  • Zoom
  • Google Meet
  • Microsoft Teams

پوشیدن لباس مناسب در طول جلسه و استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس

همه ی ما با پوشیدن لباس راحت مشکلی نداریم. ولی در نظر بگیرید که صرف نظر از راحتی گرمکن مورد علاقه شما، بهتر است که در هر در هر کنفرانس ویدئویی که در آن شرکت می کنید، لباس حرفه ای بپوشید. شما مجبور نیستید لباسی شیک بپوشید، اما چیزی را انتخاب کنید که اگر جلسه رو در رو بود و نه مجازی، مناسب باشد.

پوشیدن لباس مناسب در طول جلسه و استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس

تنظیم زاویه دید دوربین به درستی

همه ما در تماس‌های ویدیویی بوده‌ایم که در نهایت به سوراخ‌های بینی افراد نگاه می‌کنیم یا کنار صورت آن‌ها را می‌بینیم. هنگامی که در حال فیلمبرداری هستید، مطمئن شوید که دوربین خود را به گونه ای تنظیم کرده اید که طبیعی باشد. همچنین زاویه دید مناسب به شما امکان می دهد به راحتی به دوربین نگاه کنید. هم سطح با لنز بنشینید و سعی کنید خود را طوری قرار دهید که قسمت میانی شما را به سمت بالا نشان دهد. قرار دادن آن خیلی بالا باعث می شود شرکت کنندگان دیگر مانند یک برنامه تلویزیونی بد به شما خیره شوند. پایین قرار دادن دوربین می تواند به زوایای نامناسب و نامناسب منجر شود.

وارد شدن به جلسه در فضایی با نور کافی

شرایط نوری ضعیف تأثیر زیادی بر کیفیت فیلم ارسالی شما دارد. باید مطمئن شوید که نور کافی در اتاقی که در آن هستید وجود دارد تا ویدیوی شما نویز دار و غیرقابل تماشا نباشد. سعی کنید نور طبیعی و نور اداری را با هم ترکیب نکنید مگر اینکه لامپ های اداری شما سفید مانند نور روز باشند. شما همچنین نمی خواهید هیچ چهره ای از پایین روشن شود، زیرا این باعث می شود شما ظاهر مناسبی برای شرکت در جلسه نداشته باشید. نورپردازی از کناره‌ ها چهره‌ ها را به بهترین شکل نشان می‌دهد، پس اگر توانایی دارید برای این کار تلاش کنید.

نگاه کردن به دوربین هنگام جلسه

یک اشتباه رایج این است که هنگام صحبت با یک شرکت کننده از راه دور به جای دوربین به فید ویدیو و تصویر شخص نگاه می کنید. در حالی که ممکن است کار درستی به نظر برسد، اما در واقع باعث می شود به نظر برسد که گویی به بیرون نگاه می کنید و توجه نمی کنید. این باعث می‌شود که شما را دورتر و کمتر حرفه‌ای‌تر ببینید. نگاه کردن به لنز دوربین معادل نگاه کردن به چشمان فرد است، بنابراین این کار را تا زمانی که با آن راحت هستید تمرین کنید.

داشتن توجه کافی هنگام جلسه و استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس

چک کردن ایمیل ها یا کار بر روی ارائه پاورپوینت خود را در طول کنفرانس های ویدئویی متوقف کنید. تحقیقات نه تنها نشان می‌دهد که تنها 3 درصد از مردم می‌توانند به طور مؤثر چند کار را انجام دهند، بلکه شما نیز برای شرکت‌کنندگان خود بی‌ادب به نظر می‌رسید. همه ما در جلسات ویدیو کنفرانس بد شرکت کرده ایم. اما با تکنولوژی جدید و یک نرم افزار ویدئو کنفرانس مناسب تر، آنها بهتر می شوند. این بود نکاتی که برای استفاده از یک نرم افزار ویدئو کنفرانس و برگذاری جلسه آنلاین نیاز داشتید تا بدانید. پیشنهاد میکنیم این مقاله را بین همکاران خود به اشترام بگذارید تا این موارد را فرا بگیرند.

بازگشت به لیست