مقالات

راه اندازی ویدیو کنفرانس

کارمندان شما می خواهند به صورت دورکاری کار خود را شروع کنند؟ یا مشتری های مختلفی از سرتاسر جهان دارید؟ احتمالا برای شرکت خود به دنبال راهی برای مدیریت و کم نگه داشتن هزینه ها و همچنین به حداکثر رساندن کارایی خواهید بود. در این مقاله برای شما توضیح خواهیم داد که کنفرانس ویدیویی چیست و راه اندازی ویدیو کنفرانس چگونه انجام می شود؟

ویدیو کنفرانس در واقع ساده ترین و راحت ترین و حتی می توان گفت کارآمدترین راه برای ارتباط بین شما و مشتریان دور و یا همچنین کارمندان دور کار می باشد. اما به هر حال دلیلی وجود ندارد که از راه حل های موقتی یا نرم افزار های قدیمی مربوط به ویدیو کنفرانس استفاده کنید. تنطیم و تهیه کردن تجهیزات مختلف برای شرکت شما مانند نورپردازی و نرم افزار حرفه ای، همچنین تجهیز سالن کنفرانس نیز لازم  می باشد. امروزه که دیگر کمتر شرکتی از روش های مدیریت و تنظیمات اداری سنتی استفاده می کند، بهترین راه برای شرکت های مدرن راه اندازی ویدیو کنفرانس مناسب می باشد.

ویدیو کنفرانس به چه چیزی گفته می شود؟

کنفرانس ویدیویی در واقع زمانی می باشد که دو یا چند نفر برای برقراری ارتباط با یکدیگر از طریق اینترنت و ویدیوی زنده اقدام می کنند. در سال های پیشین، نرم افزار های ویدیو کنفرانس بسیار ساده و ابتدایی بودند. زیرا نیاز به این موضوع کمتر بود، اما امروزه که نیاز برای راه اندازی ویدیو کنفرانس به دلیل ارتباط از راه دور، چه برای ارتباط با کارمندان دورکار و چه برای مشتریان در سرتاسر جهان بیشتر شده است، ویدیو کنفرانس بسیار رشد کرده و تکامل یافته است.

ویدیو کنفرانس به چه چیزی گفته می شود؟

 

انواع روش های راه اندازی ویدیو کنفرانس کدامند ؟

در ادامه انواع مختلفی از ویدیو کنفرانس مانند تماس های ویدیویی، جلسات مجازی، کنفرانس های وب، پخش های اینترنتی، وبینارها و حضور از راه دور را با هم بررسی خواهیم کرد :

تماس تصویری

اگر کاربر آیفون هستید، ممکن است به ویدیو کال یا تماس تصویری، Facetime نیز بگویید، اما در حقیقت تماس ویدیویی به هر مکالمه‌ای گفته می‌ شود که با استفاده از ارتباط زنده ویدیویی انجام می‌شود. به طور کلی و شایع، تکنولوژی تماس تصویری را می‌توان در برنامه‌های اجتماعی مانند WhatsApp یافت و به‌جای جلسات کاری، برای تماس‌های غیررسمی بین دو تا پنج نفر استفاده می‌شود. زیرا برای چند نفر و خارج از فضای کاری راحت ترین راه برای راه اندازی ویدیو کنفرانس همین موضوع می باشد.

جلسه مجازی

جلسه مجازی می تواند شامل تماسی باشد که یک سری از افراد به صورت ویدیویی و یک سری به صورت صوتی به آن ملحق می شوند. یکی از مهم ترین رکن های جلسه مجازی این است که به صورت آنلاین/با استفاده از اینترنت برگزار شده باشد. جلسات مجازی معمولا شامل ارتباط ویدیویی می شوند.

کنفرانس وب

این نوع از راه اندازی ویدیو کنفرانس در واقع برای مخاطبان بزرگسال مناسب می باشد. زیرا یک کنفرانس وب یا همان کنفرانس آنلاین شامل یک میزبان یا پنل سخنرانان می باشد. از همین طریق نیز جلسه آموزشی و یا سخنرانی را به کمک اینترنت برگزار می کند.

پخش اینترنتی یا وبکست (Webcast)

پخش اینترنتی یا وبکست (Webcast) زمانی اتفاق می افتد که رویدادی با مخاطبان زنده نیز از طریق اینترنت ضبط و تماشا شود. از آنجایی که در درجه اول یک رویداد حضوری است، با یک وبکست که کاملاً آنلاین برگزار می شود متفاوت است.

وبینار

مانند یک سمینار، وبینار گروهی از افراد را گرد هم می آورد تا در مورد یک موضوع بحث کنند. معمولاً در این روش از راه اندازی ویدیو کنفرانس، بحث توسط یک سخنران یا مربی هدایت می شود، اما مخاطبان یا شرکت کنندگان نیز ممکن است فرصتی برای مشارکت داشته باشند. در حالی که سمینارها به صورت حضوری برگزار می شوند، وبینارها از اینترنت برای ارتباط مجازی بین شرکت کنندگان استفاده می کنند.

راه اندازی ویدیو کنفرانس با فناوری Telepresence

با استفاده از فناوری صوتی و تصویری با کیفیت بسیار بالا، Telepresence نسخه پیشرفته‌تری از کنفرانس ویدیویی است که این تصویر را ایجاد می‌کند که واقعاً در یک مکان جدا از مکان فعلی خود هستید. در واقع این روش از راه اندازی ویدیو کنفرانس بسیار به VR – واقعیت مجازی نزدیک می باشد و حواس پرتی های محیط را از بین می برد.

تفاوت کنفرانس وب با کنفرانس ویدیویی

اگرچه ممکن است تفاوت‌های فنی بین کنفرانس وب و کنفرانس ویدیویی وجود داشته باشد، تعجب نکنید اگر شنیدید که افراد از این اصطلاحات به جای یکدیگر استفاده می‌کنند. در ادامه راجب این موضوع که با هم چه تفاوتی دارند صحبت خواهیم کرد.

تفاوت کنفرانس وب با کنفرانس ویدیویی

کنفرانس وب – Webcast

یک کنفرانس وب یا Webcast مانند یک سخنرانی TED است. میزبان ها حضور دارند و مخاطبان گوش می دهند. کنفرانس وب تمایل دارد بر روی گروه های بزرگتر تمرکز کند و شامل وبینارها، کنفرانس های بزرگ است. این برای جلسات آموزشی یا حضوری با هدف تعداد مخاطبان زیاد در مکان‌های مختلف ایده‌آل می باشد. در طول یک کنفرانس وب، شرکت کنندگان معمولاً با خاموش بودن دوربین و میکروفون خود تماشا و گوش می دهند، در همین حال نیز گزداننده های کنفرانس، صحبت میکنند.

ویدیو کنفرانس

کنفرانس ویدیویی جلسه ای است بین همکاران که در آن انتظار می رود همه در آن شرکت کنند. کنفرانس ویدیویی برای گروه های کوچکتر و جلسات یک به یک مناسب تر است. برای بحث ها و همکاری های موقت یا از پیش برنامه ریزی شده ایده آل است. در طول یک کنفرانس ویدیویی، اکثر شرکت‌کنندگان دوربین و میکروفون خود را روشن می‌کنند تا امکان برقراری مکالمه طبیعی‌تر فراهم شود. همچنین ممکن است مواقعی پیش بیاید که یک سخنران رسانه ای را به اشتراک بگذارد یا در طی یک کنفرانس ویدئویی ارائه دهد.

مزایا و معایب ویدیو کنفرانس چیست؟

ما می دانیم که کنفرانس ویدئویی ابزار قدرتمندی برای متخصصان در طیف وسیعی از صنایع است. اما ممکن است هنوز در مورد اجرای آن برای تیم خود نگرانی هایی داشته باشید. بیایید نگاهی به مزایا و معایب اصلی بیاندازیم.

مزایای راه اندازی ویدیو کنفرانس

راه اندازی ویدیو کنفرانس به کسب‌وکارها انعطاف‌پذیری زیادی در زمینه ارتباطات می‌دهد. با نرم افزار مناسب می توانید:

  • اتصال بدون تاخیر : مهم نیست که شما، کارمندان یا مشتریانتان در کجا قرار دارید، اگر اتصال اینترنتی خوبی دارید، می توانید از ویدئو کنفرانس برای ملاقات فوری و بدون تاخیر استفاده کنید.
  • افزایش دادن مقدار فروش : شما می توانید با مشتریان در سراسر جهان ارتباط برقرار کنید و با افراد بیشتری در روز ملاقات کنید. همچنین می‌توانید از نسخه‌های نمایشی محصول از قبل ضبط‌شده و قابل دانلود برای افزایش تبدیل در وب‌سایت خود استفاده کنید.
  • کاهش هزینه و افزایش پس انداز : اگر شما و تیمتان می توانید از راه دور جلسه داشته باشید، نیازی به اتاق های جلسه گران قیمت یا فضای اداری اجاره ای ندارید. نرم افزار کنفرانس ویدئویی را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و ارتباطات داخلی به همین راحتی ادامه خواهد داشت.
  • افزایش بهره وری و کارامدی : جلساتی را میزبانی کنید که به‌طور خودکار با تقویم شما همگام‌سازی می‌شوند، شرکت‌کنندگان انتخابی شما را از طریق ایمیل دعوت می‌کنند و یادآوری‌های خودکار ارسال می‌کنند تا زمان کمتری را صرف کنید.

معایب راه اندازی ویدیو کنفرانس چیست؟

وقتی صحبت از راه اندازی ویدیو کنفرانس برای کسب و کار شما می شود، ممکن است نگران این باشید که چگونه می تواند بر ارتباطات داخلی شما تأثیر منفی بگذارد. بیایید در مورد برخی از معایب احتمالی (و نحوه غلبه بر آنها) صحبت کنیم:

افزایش حواس پرتی

وقتی همه از راه دور به یک جلسه می‌پیوندند، کنترل محدودی بر محیط آنها دارید. آنها ممکن است در یک کافی شاپ شلوغ، در حال رفت و آمد یا در خانه باشند. برخی آداب اولیه تماس ویدیویی را از ابتدا برای کارمندان و مشتریان ایجاد کنید (مانند بی صدا کردن میکروفون هنگامی که صحبت نمی کنید) و از ویژگی تکنیک نظرسنجی برای متمرکز نگه داشتن بحث و حواس شرکت کنندگان استفاده کنید. همچنین می توانید جلسه را برای افراد غایب ضبط کنید تا بعداً دوباره پخش شود.

کمتر شدن حریم شخصی

اگر در یک اتاق با هم نباشید، چگونه زبان بدن یکدیگر را بخوانید و ارتباط خوبی برقرار کنید؟ برای شروع به همه بگویید که دوربین خود را روشن کنند. البته، برخی از افراد ممکن است تصمیم بگیرند که دوربین خود را خاموش نگه دارند (به دلایل حفظ حریم خصوصی) اما شما هنوز هم می توانید چند سوال و فعالیت های یخ شکن را برای ایجاد حس ارتباط به کار ببرید. فراموش نکنید که ویژگی‌هایی مانند واکنش‌هایی به شکل ایموجی نیز می‌توانند به افراد کمک کنند تا احساس راحتی کنند.

مشکلات فنی

البته، هیچ چیز خسته کننده تر از این نیست که وقت خود را با نرم افزار ضعیف و اتصال بی کیفیت تلف کنید. با آزمایش نرم افزار خود و انتخاب پلت فرم مبتنی بر مرورگر، از مشکلات فنی جلوگیری کنید. استفاده از نرم‌افزار مبتنی بر مرورگر به این معنی است که تنها کاری که شرکت‌کنندگان شما باید انجام دهند این است که روی لینک برای حضور کلیک کنند و زمان صرف شده برای دانلود برنامه‌ها و ایجاد حساب کاربری را حذف کنند.

بهترین سخت افزار برای راه اندازی ویدیو کنفرانس

اکثر لپ‌تاپ‌ها دارای سخت‌افزار داخلی برای تماس‌های ویدیویی مانند وبکم هستند. اما اجازه دهید با آن روبرو شویم، آنها می توانند بسیار متوسط ​​باشند. از کیفیت ضعیف دوربین گرفته تا صدای خش خش، ویژگی‌های داخلی شما می‌توانند شما را عقب نگه دارند. برای راه اندازی ویدیو کنفرانس حرفه ای تر، باید سخت افزار خود را به بهترین شکل انتخاب کنید. بیایید نگاهی به نکات مهم و کلیدی هنگام راه اندازی ویدیو کنفرانس بیندازیم.

کیفیت صدا هنگام راه اندازی ویدیو کنفرانس

کیفیت صدای واضح هنگام میزبانی جلسات حرفه ای ضروری است: شما نمی خواهید چیزی را که مشتریان خود می گویند از دست بدهید. میکروفون و هدفون با کیفیت بالا و مناسب یکی از مهم ترین تجهیزات برای این امر می باشد. اگر در جلسات کاری منظم به صورت آنلاین شرکت می کنید، میکروفون هزینه اضافی است که حتی ممکن است مانع از انجام مکالمات طبیعی شود. با این حال، برخی از میزبان ها دوست دارند از یک میکروفون برای وبینارها استفاده کنند.

کیفیت ویدیو هنگام راه اندازی ویدیو کنفرانس

کیفیت پایین دوربین و زوایای غیرجذاب را کنار بگذارید و هرگز به عقب نگاه نکنید. حتی اگر لپ‌تاپ مجهز به دوربین دارید، دلیلی وجود ندارد که در هنگام تحت تأثیر قرار دادن سهامداران مهم، روی آن خم شوید. همچنین انتخاب یک وب کم جدید باعث ارتقای کلی تماس های ویدیویی شما خواهد شد.

نورپردازی هنگام راه اندازی ویدیو کنفرانس

چه دفتر کار در شرکت داشته باشید و چه در خانه کار کنید، دریافت بهترین نور برای ویدیو کنفرانس می تواند بسیار سخت باشد. نور طبیعی روشن و روشن بهترین کارایی را دارد، اما نمی‌توانید به آب و هوا برای دریافت آن تکیه کنید، و همه افراد نیز یک میز کنار پنجره را ندارند. اگر نیاز دارید نور مصنوعی را به تنظیمات خود وارد کنید.

 

نصب و راه اندازی ویدیو کنفرانس

عوامل تاثیرگذار بر راه اندازی ویدیو کنفرانس را میتوانیم به عوامل مختلف اعم از قیمت تجهیزات و کیفیت آن ها و… دسته بندی کنیم. کارشناسان ما در مجموعه بازتاب با در نظر گرفتن بودجه شما بهترین تجهیزات ممکن را معرفی می کنند تا ساختار بهترین تجربه برای شما باشند. جهت نصب و راه اندازی ویدیو کنفرانس کادر فنی مجرب، تجهیزات مورد نیاز شما را در کوتاهترین زمان ممکن و با کیفیت عالی تحویل خواهند داد.

بازگشت به لیست