مقالات

تجهیز سالن جلسات

انتخاب طرح‌ تجهیز سالن جلسات می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، زیرا بخش است که به شما اطمینان از دستیابی رویداد شما به اهدافش می دهد. در این مقاله ما تعدادی از بهترین و محبوب‌ترین چیدمان‌های اتاق جلسه را برای کمک به شما در شروع کار محدود کرده‌ایم. با هر یک از این نمودارهای اتاق جلسه، حال و هوا را تنظیم کنید و همه چیز را طبق خواسته ی خود مرتب کنید. برای هر مثال در ادامه، توصیه هایی در مورد نحوه استفاده از آن طرح تجهیز سالن جلسات و اینکه برای چه چیزی بهتر است و نحوه ایجاد آن را خواهید یافت.

اما قبل از اینکه به مناسب ترین چیدمان‌های اتاق جلسه بپردازیم، اجازه دهید ابتدا برخی از موضوعات اساسی را که در طول فرآیند تصمیم‌گیری به آن نیاز دارید، مرور کنیم:

  • ملاحظات کلیدی تجهیز سالن جلسات
  • نکات خلاقانه چیدمان سالن جلسه
  • ایده های نمودار اتاق جلسه

ملاحظات کلیدی تجهیز سالن جلسات

ملاحظات کلیدی تجهیز سالن جلسات

در اینجا چیزی است که باید قبل از برنامه ریزی طرح تجهیز سالن جلسات خود در مورد آن فکر کنید:

تعداد کارمندان

با تعداد مهمان یا تعداد مورد انتظار ثبت نام کنندگان شروع کنید. مشخص کنید که چند نفر را می‌خواهید در طرح‌ تجهیز سالن جلسات خود جای دهید.

ایمنی و امنیت

هنگامی که شمارش دقیق افراد را انجام دادید، در نظر بگیرید که به چه ویژگی های ایمنی برای تجهیز سالت جلسات نیاز دارید. ویژگی هایی مانند دسترسی با صندلی چرخدار و مسیرهای روشن منتهی به درهای خروج اضطراری باید به ذهنتان خطور کند.

ابعاد فضا

شما همچنین به اندازه گیری فضا برای تجهیز سالن جلسات نیاز دارید. این ممکن است مانند عقل سلیم به نظر برسد. ولی وسوسه انگیز است که بلافاصله برنامه ریزی را شروع کنید. با این حال، هنگامی که یک طرح برای تجهیز سالن جلسات خود ایجاد می کنید که دوست دارید، اگر بعداً متوجه شدید که طرح واقع بینانه نیست، نمی خواهید تمام امیدها و رویاهای خود را از بین ببرید.

ملزومات

سپس باید ملزومات تجهیز سالن جلسات مانند غذا، دکوراسیون و مبلمان را در نظر بگیرید. برای مثال، آیا شما میزبان شامی به سبک بوفه هستید؟

اهداف

و در نهایت، اهداف رویداد خود را در ذهن داشته باشید. هر طرح‌ تجهیز سالن جلسات مزایا و معایب خاص خودش را دارد. بهتر است قبل از انجام هر کاری راجب آن اطلاعات کافی کسب کنید.

نکات خلاقانه چیدمان اتاق جلسه

صرف نظر از اینکه کدام طرح‌ تجهیز سالن جلسات را از بین گزینه های ما انتخاب می کنید، این تغییرات جالب را در حین حرکت در ذهن خود داشته باشید. این نکات ساده را می توان تقریباً برای هر چیدمانی که انتخاب می کنید اعمال کرد. فقط به این دلیل که گزینه های چیدمان شما محدود است، به این معنی نیست که خلاقیت شما نیز باید محدود باشد. پس جای نگرانی نیست.

  • میزهای خود را به شکل های منحصر به فردی که شبیه لوگوی شرکت شما است بچینید.
  • از صندلی های جالب استفاده کنید. کوسن های لوبیایی محیطی آرام را برای لگن ایجاد می‌کنند، در حالی که نیمکت‌هایی به سبک جمعی یا خانوادگی به مهمان‌ها کمک می‌کنند تا با هم ارتباط برقرار کنند.
  • مناطق سالن جلسات را با روشنایی جدا کنید. در صورت لزوم از رنگ های چشم نواز برای جلب توجه یا کاهش توجه استفاده کنید.
  • شرکت کنندگان جلسه را در گروه ها قرار دهید. چه بر اساس علاقه مشترک باشد و چه سن، راه‌هایی را بیابید که به افراد کمک کنید در رویداد شما از طریق صندلی‌های اختصاص‌یافته یا مناطق فعالیت تعیین‌شده با هم ارتباط برقرار کنند.

 تجهیز سالن جلسات

ایده های تجهیز سالن جلسات

اکنون که طرح های خلاقانه برای تجهیز سالن جلسات را با هم دیدیم، زمان آن رسیده است که دریابید کدام طرح برای رویداد بزرگ بعدی شما بهترین است:

تصمیم گیرنده

این نوع جلسات میزبان بیش از دو اما کمتر از ده شرکت کننده است. یکی از بزرگ‌ترین نگرانی‌های سازمان‌دهندگان در مورد این نوع تجهیز سالن جلسات این است که مطمئن شوند همه حرف‌های برابر دارند. برای کمک به جریان یکسان مکالمه، محیط میز گردی را انتخاب کنید که در آن همه افراد بتوانند از نظر فیزیکی برابر باشند.

حل المسائل

گروه‌های کمی بزرگ‌تر (بین 10 تا 15 شرکت‌کننده) به یک فرد امتیاز نیاز دارند تا همه چیز را در مسیر خود نگه دارد. برای این طرح تجهیز سالن جلسات باید بخشی را تعیین کنید تا به عنوان نقطه کانونی بصری اتاق جلسه عمل کند. اینجا جایی است که شما تسهیل کننده جلسه خود را می نشینید که وظیفه او این است که مطمئن شود دستور کار به موقع تکمیل شده است.

هیبرید

آیا علاقه مندید که با یک بحث گروهی شروع کنید و سپس به گروه های فرعی کوچکتر تقسیم شوید؟ چیدمان ترکیبی هم برای تصمیم گیرنده و هم برای حل کننده مشکل بهترین است. برای شروع، پلان طبقه خود را مانند طرح حل المسائل بچینید. می توانید پس از پایان سخنرانی اصلی، یک منطقه جداگانه برای بحث های کوچکتر در نظر بگیرید.

اطلاعات

اگر جلسه شما حول محور گروه بزرگتری از افراد و چیزی آموزشی است، ممکن است یک طرح اطلاعاتی در دستان خود داشته باشید. تجهیز سالن جلسات خود را مانند یک سخنرانی با یک گروه رو به روی صحنه ترسیم کنید. مجریان، میزگردها یا سخنرانان مهمان روی صحنه بنشینند.

 

خوشه ها

خوشه ها چیدمان دیگری هستند که برای ترغیب شرکت کنندگان به ترکیب و اختلاط ایده آل است. از میزهای مرتفع پراکنده در سرتاسر فضا با صندلی و یا بدون صندلی استفاده کنید. جداول را طوری بچینید که یک مسیر اصلی برای عبور افراد ایجاد کنند.

 

تجهیز سالن جلسات دایره ای

دایره ها برای انسان ها طبیعی هستند زیرا حس دوستانه و کار گروهی را در طرحی که بر برابری تأکید دارد منتقل می کنند. طرح‌بندی دایره‌ای برای مشارکت کامل شرکت‌کنندگان در موضوعاتی که ممکن است به آسیب‌پذیری یا ارتباط شخصی‌تر نیاز داشته باشند، بهترین هستند.

نیم دایره

اگر تصمیم می‌گیرید که در رویدادتان میز قرار ندهید، اما به فضای تنفسی کمی بیشتر از آنچه که چیدمان دایره اجازه می‌دهد نیاز دارید، این یکی را امتحان کنید. چیدمان های نیمه دایره ای برای تجهیز سالن جلسات تقریباً 10 40 نفره عالی هستند. مشارکت مخاطبان تشویق می‌شود اما در این نوع محیط‌ مشارکت الزامی نیست.

تجهیز سالن جلسات به سبک کافه

میزهای گرد نسبتا کوچک که با سه الی پنج صندلی احاطه شده اند، چیزی است که معمولا برای چیدمان به سبک کافه ها استفاده می شود. میزها را در ردیف های معمولی بچینید تا فضایی آرام و در عین حال صمیمی داشته باشید. در این طرح تجهیز سالن جلسات میتوان نوشیدنی هایی بر پایه قهوه نیز برای شرکت کنندگان سرو کرد.

میدان توخالی

با میزهای مستطیلی بلند که مربعی را در مرکز اتاق تشکیل می دهند، طرحی شبیه به طرح اتاق هیئت مدیره ایجاد کنید. مشابه دیگر طرح‌بندی‌های تعاملی مانند تصمیم‌گیرنده یا تجهیز سالن جلسات دایره ای همه را در موقعیت برابر قرار می‌دهد. این ترتیب برای بحث های حرفه ای و ایده پردازی گروهی عالی است.

حالت X

یک طرح X شکل هر روز استفاده نمی شود، اما شاید باید باشد! این طرح تجهیز سالن جلسات متکی بر چهار میز مستطیلی است که یک شکل X را تشکیل می‌دهند و امکان قرار دادن یک میز گرد کوچک‌تر در نقطه کانونی وجود دارد. اگر به یک نقطه کانونی مرکزی نیاز ندارید و اگر خواستید زمانی چیزها را کمی جالب تر کنید، ممکن است این طرح برای شما مناسب باشد.

حالت U

این طرح اغلب شبیه به طرح تجهیز سالن جلسات مربع توخالی است اما یک طرف آن از بین رفته است. فضای وسط به سخنرانان جلسه این فرصت را می دهد تا در اطراف قدم بزنند و با افراد اطراف میز ارتباط برقرار کنند. یا می تواند به ساده شدن تعامل بین شرکت کنندگان حاضر در جلسه کمک کند.

تجهیز سالن جلسات حالت U

تجهیز سالن جلسات به سبک نعل اسب شکسته

این طرح تجهیز سالن جلسات شبیه به شکل U یا چیدمان نعل اسبی استاندارد، نعل اسب شکسته مانند U شکل به نظر می رسد به جز این نکته که یک میز جدا در دهانه چیدمان دارد که رو به بقیه گروه است. از این طرح‌بندی برای نسخه‌های کوچک‌تر جلساتی استفاده کنید که فضای کافی برای چیدمان اتاق هیئت مدیره ندارند.

تئاتر

چیدمان تئاتر که برای رویدادهای شرکتی یا گروه های بسیار بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد، توجه را به گروه (معمولاً در ردیف هایی منظم و با فاصله یکسان از یکدیگر چیده شده) در جلوی فضا جلب می کند. یا بدون صحنه، این طرح برای سخنرانی، نمایش محصول و ارائه عالی است.

شاهنشاهی

چیدمان امپراتوری اساساً همانند طرح تجهیز سالن جلسات نعل اسب شکسته است، اما با مکان های صندلی در داخل و خارج شکل، با میز سر که هنوز رو به بقیه افراد گروه است. همچنین برای وعده های غذایی عالی است.

باند

حتی اگر رویداد شما یک نمایش مد نباشد، چیدمان باند فرودگاه یک چیدمان پویا برای هر نوع اجرایی است. یا بدون جداول، مخاطبان شما در این نوع از تجهیز سالن جلسات بدون نیاز به شرکت مستقیم در عمل قرار خواهند گرفت.

کلاس درس

ممکن است ردیف‌های کوچک میز و صندلی که از انتها به انتها رو به روی یک جهت قرار گرفته‌اند، مقداری قدیمی به نظر برسند. اما این چیدمان می‌تواند همان چیزی باشد که برای رویداد بزرگ بعدی شما نیاز دارید. اطمینان حاصل کنید که اگر شرکت کنندگان قصد دارند که یادداشت برداری کنند، سطحی برای نوشتن در اختیار آنها قرار می دهید. صندلی های تکان دهنده کمک می کند تا خطوط دید برای کسانی که در پشت هستند مشخص باشد.

 

کلاس طبقه بندی شده

ترکیبی از طرح تجهیز سالن جلسات کلاس درس و تئاتر، چیدمان کلاس های طبقه ای باعث ایجاد تجربه متمرکز تری نسبت به همتایان خود می شود. حرکت میزها یا صندلی ها به سمتی که کمی بیشتر به سمت مرکزی که گوینده در آن قرار دارد، تعامل با گروه را برای آنها آسان تر می کند.

کلاس درس مثلث

آخرین مورد در طرح های تجهیز سالن جلسات الهام گرفته شده از مدرسه، کلاس مثلثی است که میزها و صندلی ها را روی چند صندلی نگه می دارد، اما این بار یک پیاده رو بزرگ وجود دارد که از وسط به سمت گوینده می رود. برخی از برنامه‌ریزان ترجیح می‌دهند که کاناپه‌ها را در این طرح بچینند، زیرا به طور طبیعی بیشتر احساس می‌شود که در دانشگاه بوده تا در مهدکودک. در حالی که شرکت‌کنندگان می‌توانند در این طرح شرکت کنند، به احتمال زیاد ممکن است در این طرح‌بندی عقب‌نشینی کنند.

سالن استراحت

همانطور که از نام آن پیداست، طرح تجهیز سالن جلسات سالن استراحت را بر بهره وری ترجیح می دهد. چیدمان سالن معمولاً از صندلی های سطح پایین تشکیل شده است و فضای کافی برای  قسمت های ایستاده،کاناپه ها و صندلی ها به طور یکسان باقی می گذارد. از این طرح‌ برای جلسات شبکه غیررسمی یا بخش‌های VIP استفاده کنید که به مهمانان کمک می‌کند تا از شلوغی اصلی فاصله بگیرند و حس بهتری داشته باشند.

صندلی مختلط

در حالی که این طرح تجهیز سالن جلسات می تواند مانند چیدمان سالن معمولی باشد، چیدمان صندلی های مختلط بیش از هر چیز دیگری به ارتفاع و صندلی مربوط می شود. از صندلی‌ها در سطوح مختلف در سراسر فضا برای تعیین مکان‌های استراحت استفاده کنید. مبلمان هنری و چشم نواز یا دکور عجیب و غریب نیز می تواند این چیدمان را هم سرگرم کننده و هم کاربردی کند.

 

مهم نیست که کدام طرح را انتخاب می کنید، این نکات را هنگام ترسیم نمودار تجهیز سالن جلسات خود در نظر داشته باشید:

  • سطح رسمی بودن جلسه شما برای کمک به محدود کردن گزینه ها را تعیین کنید.
  • انتخاب کنید که آیا می خواهید اعضای جلسه از نظر احساسی، حرفه ای یا هر دو با هم ارتباط برقرار کنند یا خیر.
  • بگذارید اهداف رویداد شما در مورد چیدمان انتخابی شما حرف آخر را بزند. آیا نیاز به افراد برای مخلوط کردن دارید؟ تنوع ارتفاع صندلی، فضای باز و استفاده از میزهای پذیرایی گزینه بسیار خوبی است. برای تکمیل یک پروژه یا کار به شرکت کنندگان نیاز دارید؟ میزهایی که به شکل مربع یا U چیده شده اند به تقویت همکاری به همراه و یا بدون تسهیل کننده کمک می کنند.

طرح تجهیز سالن جلسات

در هر کدام از طرح های تجهیز سالن جلسات که در بالا گفتیم شما نیاز به یک سری تجهیزات مانند  دوربین های کنفرانسی دارید که پیشنهاد میکنیم در صورت نیاز با مشاوران ما صحبت کنید. کارشناسان ما در مجموعه بازتاب بر حسب بودجه ی شما بهترین طرح ممکن را به شما پیشنهاد می دهند و  سعی در ساختن تجربه ای عالی برای شما خواهند داشت.

بازگشت به لیست